Excel дээр үр дүнтэй ажиллах 12 энгийн арга

Байнга энэ л програм дээр ажиллаж, үүн дээр ажилладаг хүмүүсээс мэдээлэл авч, өгдөг хүний хувьд зарим нэг хүний офисын програм дээр ажиллаж байгааг хараад биширч, заримыг нь бол барьж аваад өмнөөс нь хиймээр санагдах үе байдаг. 

 Ингээд уншигчиддаа тэр дундаа шинэхэн мэргэжилтнүүдэд: энэ бол таны асуух гээд чадахгүй байгаа мэдэхгүй зүйлсийн зарим нь байж болох юм. 

 Амжилт хүсье.

 /орос хэлнээс бэлэн эх орчуулсан болно. эх сурвалж: www.nnm.ru/

 

Excel програм дээр ажиллаж байгаа хүснэгт агуу том нэг л  их тоо харагддаг боловч энгийн арга хэрэглэлүүдээр суралцаж, өөрийн болгосноор ажлаа хөнгөвчилж, цаг хугацааг хэмнэх бүрэн боломжтой байдаг.ингэсэн тохиолдолд таны хамгийн найдвартай хэрэглэгдэхүүн, ямар ч програм хангамж хэрэггүй тооцоолуур болох юм шүү.
1. Диаграмд шинэ өгөгдөл нэмж оруулах:
хэрвээ таны өмнө нь байгуулсан диаграмд шинэ өгөгдөл оруулах шаардлага гарсан бол тэр мэдээлэл бүхий хэсгийг хуулж аваад (Ctrl + C) шууд график дээр очиж хуулна. (Ctrl + V).

2. Нүд ирмэхийн зуурт бөглөх (Flash Fill)
энэ бол зөвхөн Excel 2013 шинээр орж ирсэн үйлдэл юм. Жишээ нь танд овог нэр, ургийн овог бүхий жагсаалт байгаа бөгөөд овог нэрийг хураангуй болгох шаардлагатай байлаа гэж үзье.
Тэгэхийн тулд зэрэгцээ эгнээнд хамгийн эхний өөрийн хүсч буй байдлаар гараар оруулж өгнө. харин 3,4 дэх мөрнөөс эхлэн Excel өөрөө таны дараагийн үйлдлийн таамаглалын харуулах бөгөөд цаашхи мөрүүдийн автоматаар бөглөнө. Ингэхийн тулд зөвхөн Enter дарах л хангалттай.

ийм маягаар майл хаягнаас нэрийг салгах, овог нэрийг хураах гэх мэт ижил төстэй үйлдлүүдийг хийх боломжтой юм.
3. Формат буюу загварыг өөрчлөхгүйгээр хуулах
Бид бүгд мөрний баруун доод хэсэгт гарч ирэх хар чагтын тусламжтайгаар томьёо мэдээллийг хормын зуурт хуулж татдаг. Гэтэл тэрхүү үйлдэлд загвар оруулсан хүснэгтийн формат алдагддаг. Ингэхгүйн тулд өнөөх чагтын хажууд гарч ирэх дэлгэрэнгүй хэсгийг дарж "Paste without formatting" сонгоход тоо томьёолол, загвар дизайн буюу хүснэгтийн өнгө хүрээг өөрчлөхгүйгээр хуулагдах болно.

4.  Excel хүснэгт дэх мэдээллийг газрын зураг дээр харах
Excel 2013 сүүлийн хувилбарт өөрийн газарзүйн дата мэдээллийг газрын зурагтай холбох боломжтой болсон. энэ нь худалдааны байгууллагууд салбаруудаар дүн, үйлчилгээгээ харах боломжтой бол бидний хувьд нэгж байгууллагуудаа байршуулан харах боломжийг өгч байна. Үүний тулд (Office Store)-д орж (Insert) хэсгээс Bing Maps нэмэлт хэрэглэхүүнийг суулгах шаардлагатай.
Мөн албан цахим хуудсанд орж, тэрхүү хэрэглэхүүнийг олоод Add хийж болох юм. (My Apps) хэсгийн (Insert) хэсэгт орж өөрийн програмд харагддаг болгох хэрэгтэй. Үүний дараа тоон мэдээллийг оруулснаар Show Locations хэрэглэгдэхүүний тусламжтайгаар газрын зураг дээр тооцоог харах боломжтой.
/Орч:сумдаар төлөвлөгөө гүйцэтгэлээ гаргаад хуралд ингээд танилцуулчихад ч яахав дээ Тийм биз дээ кк/

5. хэрэгтэй sheet рүү хурдан шилжих

Зарим тохиолдолд нэг файл өчнөөн олон хавтастай болчихсон заримых нь нэр нь харагдахгүй, бид юу байгаагаа ч мартах үе байдаг. Иймд бүгдийг харахын тулд хавтаснуудын урд хэсэгт очиж хулганы баруун талыг дараад More sheets хэсэгт дарахад бүх хавтаснуудын нэр харагдана. Энэ нь бага зэрэг төвөгтэй ч эргүүлж тойруулж хайснаас хамаагүй хурдан бөгөөд цэгцтэй.
6. Хүснэгтийг мөр, баганыг эргүүлэх
Зарим тохиолдолд бидний мөрөөр бичсэн мэдээллийг багана болгох шаардлага гардаг. :
Выделите диапазон.
мэдээллээ хуулж аваад (Ctrl + C) хуулж тавих газартаа очоод хулганы баруун талыг гаргаж зурган дээр гарч буй зураг бүхий transpose хэсгийг дарж хуулж тавина. үүнийг мөн эсрэг үйлдэлд мөн хийж болно.

Програмын хуучин хувилбаруудын хувьд яг ийм товч харагдахгүй боловч хуулж тавих нүдэндээ очоод  (Ctrl + Alt + V) дарахад нэмэлт цонх гарах бөгөөд үүнд  (Transpose) гэсэн баруун доод сонголтыг хийж хуулж тавьдаг.
7. Сонгол бүхий доош сунах мэдээлэл

/Орч; сүүлийн үед хамгийн их дуртай болсон функц дээ кк/
зурган дээр харагдаж байгаа шиг мөрийг сонголт бүхий хэсэгтэй болгохын тулд /ихэвчлэн тийм, үгүй , эр, эм гэх мэт/ жагсаалт ашигладаг.
Үүний тулд хязгаарлалт хийх нүдээ сонгоод (Data — Validation). хэсгийн (Allow) зөвшөөрөх хэсэгт жагсаалт буюу (List) ийг сонгоно.
  (Source)  гэсэн хэсэгт хязгаарлалт байж болох сонголт бүхий нүдээ сонгож өгнө.

Зураг илүү ойлгомжтой.
8. «Ухаалаг» хүснэгт

Програмын (Home — Format as Table) хэсэгт ухаалаг хүснэгтүүд байрлаж байгаа. Энэ нь зөвхөн нүдний өнгө болон хүрээгээр зогсохгүй, их олон үйлдлийг нэгтгэж, ажил хөнгөвчилсөн хүснэгт юм:
шинээр мөр, багана нэмэхэд загвараа хадгална.
Оруулсан томьёо автоматаар бүх хүснэгтэд орно.
Ийм хүснэгтүүдийн эхний мөр автоматаар филтертэй байдаг бөгөөд шууд ашиглаж ангилж, сонгож ажиллах боломжтой.
Автоматаар дүн оруулах хэсгийг design хэсгээс нь шууд оруулах боломжтой.
9.Жижиг графикууд
/Орч: Мэдээллийг хамгийн гоё харагдуулдаг хамгийн дуртай функцийн минь нэг дээ/  (Sparklines) — мэдээлэлийн жижигхэн графикийг шууд нүдэнд багтаан харагдуулдаг функц юм. Үүнийг үүсгэхийн тулд (Insert) хэсгийн  (Sparklines) хэрэглэхүүнээс  (Line)  (Columns) сонголтыг сонгоно. Нэмэлт гарч ирсэн цонхонд хүснэгтийн өгөгдлийг сонгож засах боломжтой.

тэгээд «ОК» дарахад л жижиг графикууд чинь гарах бөгөөд (Design) хэрэглэгдэхүүн идэвхтэй болсноор өнгө, төрөл, их болон бага утгыг харагдуулах зэргээр өөрчлөх боломжтой.
10. Хадгалагдаагүй файлыг сэргээх
ажлын их ачааллын дараа арай хийж мэдээллээ бэлтгэж дуусаад ядарч нүд нь анилдаж байхдаа файлаа хааж асуух асуултыг санаандгүй Dont Save дарах тохиолдол танд тохиолдсон уу?
Ингээд бүтэн өдөр сэтгэл зүрхээ зориулан хийсэн ажил байхгүй, харин дарга тань таныг өнөөдөр огт юу ч хийгээгүй, чадваргүй залхуу ажил хийдүүлэгч гэж үзэх болно.
Юун гэртээ харих. Дахин эхлэх?
Үгүй ээ!!! харин хийсэн зүйлээ сэргээх хэрэгтэй.
хэрвээ та Excel 2010 ашигладаг бол (File — Recent) хэсгийг дарж, баруун доод талын булангийн (Recover Unsaved Workbooks) хэсгийг сонгоно. Харин Excel 2013 дээр очих зам арай өөр бөгөөд  (File — Properties — Recover Unsaved Workbooks) дотор хадгалагдаагүй боловч сэргээх боломжтой файлууд байрлаж байгаа. Ингээд сонголтыг Microsoft Office програм түр хугацааны файл хадгалдаг хавтсан дотроо хадгалаагүй файл, өөрчлөлтийг хадгалаагүй файлыг дуудан гаргаж ирдэг юм.

11. Хоёр баганын мэдээллийг ялгаа болон давхцалыг тодорхойлох. 
Заримдаа бидэнд хоёр баганын мэдээлэл хоорондоо ялгаатай болон төстэй байгаа эсэх талаар харах шаардлагатай болдог. үүнийг хамгийн хурдан бөгөөд нүдэнд харагдахуйц байдлаар ялгаж харахын тулд:
Тухайн шалгах хоёр байгаа баганаа Ctrl дарж байгаад сонгоно.
(Home — Conditional formatting — Highlight Cell Rules — Duplicate Values) дарааллаар давхцаж байгаа утгуудыг, (Unique) сонголтоор давхцаагүй утгаад ялгарна.

12. Подбор (подгонка) результатов расчёта под нужные значения
Зарим тохиолдолд бид нар ямар хариу гаргахаа мэдэж байгаа боловч томьёондоо тухайн өгөгдлийг өгөхийн тулд хэдэн янзаар оролцож дутааж ихдүүлж байж  тааруулдаг. ийм тохиолдолд таны өмнөөс боломжийг тооцоолох хэрэглэхүүн мөн байдаг байна. ингэхийн тулд (Insert — What If Analysis — Goal Seek) дарааллаар сонголтыг хийж, нэмэлт цонхонд өөрчлөгдөх боломжтой сонголтыг хязгаарыг оруулна. ингээд л  «ОК» дарахад Excel 0,001 хувь хүртэлх оновчтой байдлаар хариуг гаргадаг. Доорх жишээ зурганд жишээлбэл зээлийн эргэн төлөлтийг 20 мянгаас хэтрэхгүй байхаар тооцоолохоор томьёолсон байна.